こんにちは、プラーナ海老名です。
4月に入って新年度を迎え、新たな環境で心機一転して活動されている方も多くいらっしゃると思います。暖かい日も多くなってきましたが、まだまだ気温がぐっと冷え込む雨の日などもあり、寒暖差が激しい時期は続いております。服装での寒暖差対策、睡眠時の冷えの対策などをして、体調を崩さないように注意してくださいね。
さて、みなさんは優先順位を付けてお仕事に取り組んでいくことについて、どのようにお考えでしょうか。優先順位を付けないとどうなるのか、優先順位を付ける目的はどのようなものなのかといったことをプラーナ海老名のカリキュラムにおいてご利用者の皆様と一緒に考えております。そこで、今回は「お仕事における優先順位」についてお話させていただきたいと思います。
優先順位を付ける目的
お仕事で優先順位を付けずに取り組んだ場合に起こってしまう可能性があることや優先順位を付けてお仕事をする目的について、プラーナ海老名で行っている「ルール・シンキング」というカリキュラムの中でご利用者の皆様と一緒に考え、意見を共有しております。
一般的に優先順位を付けてお仕事をした方が良いと言われているのはなぜなのか、ということからしっかりと考えて、納得感を得ていただくことを目的として行っております。
優先順位を付けずにお仕事に取り組むと・・・
・自分の好きな作業や簡単にこなせるものから進めてしまって、作業量が多いものや重いものを後回しにしてしまいがちになる。
・期限を気にしないと、期限が迫っているものを後回しにする危険性がある。
・後回しにしてしまっている業務が多く積み重なってくると、そのうち業務の存在を忘れてしまう可能性がある。
・依頼されたお仕事ばかりをこなしていると、日々のルーティン業務（毎日記入・入力する作業など）がおろそかになってしまうおそれが出てくる。
その他にも、以前に体験されたお仕事での経験を踏まえての意見や具体的な場面を想定された意見など、多くのものが意見として共有されておりました。
優先順位を付けずにお仕事に取り組んだ場合に起こりうる可能性を共有したうえで、お仕事において優先順位を付けて取り組んでいく目的について考えていきます。
優先順位を付けてお仕事に取り組む目的とは・・・
・お仕事の効率を上げるため。
・お仕事が混乱しないようにするため。
・期限内に終わらせるため。
・メリハリをつけて業務をするため。
様々な意見を聴くことによって、お仕事で優先順位を付ける目的について納得感を持って理解することができていたようでした。
挙げられた意見の中でもお仕事で優先順位を付けて取り組む特に大きな目的はお仕事を効率的に進めていくことにあるといえます。これは自分自身の効率だけでなく、会社・職場全体として効率が上がります。
なぜならば、優先順位を付けて進めていたお仕事が仮に自分自身では間に合わないと気付いた時に、上司や周りの同僚に報告・相談して職場全体で終わらせることができる可能性がでてくるからです。優先順位を付けてお仕事に取り組んでいないと期限内に終わるかどうかも分からないことがあり、報告・相談が遅れれば遅れるほど、職場全体で終わらせることができなくなってしまいます。
優先順位をつけるポイント
優先順位を付けてお仕事に取り組む手段としては、TODOリストを作成してお仕事に取り組むことをカリキュラムの中でご紹介しております。
今日やることを書き出して、それに自分自身で優先順位をつけていきましょう。優先順位がわからなければ、まずは上司の方に聞いてみるというのも報連相でいうところの立派な「相談」です。可能であれば、後回しにしているお仕事もメモしておけると抜けがなくなり、後で気付いて溜まってしまっているということもなくなります。
これはできるだけ毎日書き出すことによって、優先順位を付ける練習にもなり、お仕事の抜け漏れがなくなっていきます。お仕事に取り掛かる前に少し時間を使って整理しておけるとスムーズにお仕事に入っていくことができますね。
優先順位を付けるポイントとしては、期限、緊急性（すぐにやるべきか否か）、関わっている人が外部なのか内部なのか（取引先などの外部の方とのお仕事の場合、スケジュール調整が難しいこともある）、お仕事の重さ（手間がかかりそうなら早めに取り組んでおきたい）などが挙げられます。これらを考慮して自分自身で優先順位を付けてお仕事に取り組むことができれば、素晴らしいですね。
まとめ
お仕事の優先順位の付け方は、慣れていないと難しいこともあるかもしれません。そんな時はしっかりと「相談」して優先順位に関してアドバイスをもらうのがとても重要です。日々自分自身の中で優先順位を付けてお仕事や活動に取り組むようにするとスムーズに優先順位を付けることができるようになれると思います。是非実践してみてくださいね。
プラーナでは、就職のためのスキルを磨くカリキュラムだけではなく、規則・ルールをその目的から考えて「納得感」を持って理解していくカリキュラムも実施しております。興味をお持ちいただけましたら、是非プラーナ海老名へお問い合わせください。