お仕事をしていると「報・連・相」を心がけようとよく言われますよね？
報告・連絡・相談ですね。
大切だと分かっているけれども、上手く話しがまとまらなくて相手に伝わらず嫌になってしまったり、億劫に感じてしまい、忘れてしまったことなどありませんか？
お仕事の大きなミスに繋がらないように、今回は「報・連・相」のコツをお伝えしたいと思います。
どうして「報・連・相」が必要なのか
「報・連・相」が会社でどうして重要なのでしょうか？会社でお仕事をするにあたり、一人で業務を進めることはなく、いろいろな人とコミュニケーションを取りながら、お仕事の目標を達成していきます。
「報・連・相」の目的は会社のチーム内や会社全体で情報共有をし、チーム一丸となって業務遂行していくためです。
「報・連・相」を行うことにより、誰が何の業務を進めているのかがわかりやすくなります。業務の進捗状況を職場全体で把握することで、上司はもしあなたにフォローが必要であれば手助けしやすくなりますし、お仕事が終わりそうであれば新たなお仕事をお願いすることが出来ます。またあなた自身も他の方のお仕事状況を把握していれば、業務を重複しなくて済みますので、効率よくお仕事をすることが出来ると思います。
「報・連・相」は適切な情報共有をしないといけないですよね。
報告・連絡・相談の役割はご存知でしょうか。
報告は、すでに発生した過去の出来事の共有や通常業務や指示された業務についてを上司や同僚に経過をお伝えすることも報告ですね。
連絡は業務にかかわる情報や知り得たことを業務に関係する情報を共有します。
相談は問題解決のために、上司からアドバイスをもらったり判断を仰いだりするために情報を共有することです。
どんなタイミングで「報・連・相」をすると良いのか
「報・連・相」のタイミングって難しいですよね。相手の都合を気にしすぎてしまってなかなか出来なくて戸惑う事が私もよくあります。また、ADHDの障害特性として、先延ばしにしてしまう傾向があります。また、マルチタスクが苦手であり、業務がいくつか入ってしまうと報告し忘れてしまうこともあるのです。
「報・連・相」をするタイミングを先に予定に追加してしまうのが対策の一つになると思います。
新しい業務に取りかかる時に、締め切り日を聞き、ここまで出来たら上司に伝える、この日までに出来なかったら出来た進捗状況とどれくらいで終わりそうかだけお伝えするなど、予定表に書き込むのが良いでしょう。
また、業務をもらった時点で上司にどのタイミングで情報共有しておくのが良いか質問しておくと良いかもしれませんね。
また、ASDの障害特性として「報・連・相」が必要なことなのかの判断基準がないと判断することが出来ずに怠ってしまうケースがあります。情報共有はとても大切なことなどで再度「報・連・相」の意義を考えて確認していけるといいですね。
どんな時に上司や同僚に話かけるタイミングなのか迷ってしまうことありますよね。
相手がパソコンに集中していると遠慮してしまっていたら席を外してしまったりしてしまって「報・連・相」のタイミングを逃してしまうこともありますよね。
障害特性によっては周りと話しているので良いかなと思って、話かけてしまうとまだ話途中であったりしてしまい注意を受けてしまうこともありますよね。
基本的にデスクで一人で作業しているときが「報・連・相」のタイミングです。
もしかしたら、相手が難しそうな表情をしていて気を使ってしまうこともあるかもしれませんが、躊躇せずに１人でデスクにいるときにお伝えしましょう。
ただし、緊急性の高い人命に関わることであったりの事故やトラブル等は急いでお伝えするようにしましょう。
忙しそうである場合は、相手にメモやメールに「報・連・相」の概要を投げかけておくのもスムーズにいくので是非やってみてください。
「報・連・相」のポイントは？
「報・連・相」をしている際に相手に伝わらないことありませんでしたか？
また、「報・連・相」をしている最中に、相手に話をさえぎられてしまうことなどありませんか？
「報・連。相」ポイントは３つあります。
ポイントを押さえながら情報共有をしていくと良いかと思います。
ポイントとしては以下の通りです。
①先に結論を述べる・要点をまとめておく
②事実と感情や意見は区別する
③メモをもっていく
詳しく説明させていただきますね。
①先に結論を述べる・要点をまとめておく
ASDの人はすべてのことを説明しようとして、たくさん話してしまったり、言葉が不足してしまうことはありませんか？
また、ADHDの方は衝動的に話をしてしまい、結局は何を伝えたいのか分からなくなってしまったということはありませんか？
相手も限られた時間の中で話をきくわけですから、話が分からなくならないように結論をお伝えして要件を伝えるとわかりやす伝わると思います。また、相談する際は主訴は何かを自身で把握しておかないと相談してもしっかりと相手に伝わらずに助言がもらえなくなってしまいます。
「報・連・相」をする前に、情報共有の内容を書きだすなどして３行ほどでまとめておくと良いかもしれませんね。
②事実と感情や意見は区別する
「報・連・相」をする際に、事実と感情や意見を一緒になって伝えてしまうことがあります。
事実とは、数値や結果など起こった出来事についてを述べます。
意見や憶測や自身の想いなどの感情は「私の考えですが」や「これはあくまでも私の憶測ですが」など一言挟んでから自身の意見や物事の考えをお伝えしましょう。
③メモをもっていく
「報・連・相」をしに行く際に、上記のポイントをあらかじめまとめておくと落ち着いて情報共有が出来ると思います。
「報・連・相」が出来て終わりではありませんよね？相手から指示やアドバイスをもらうかもしれませんね。
しっかりと書き留められるようにしておきましょう。
まとめ
私も「報・連・相」を忘れてしまってミスに繋げてしまうことがあります。
大きなミスになってしまって、苦しまないように「報・連・相」を意識してお仕事をしていきましょう。
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