こんにちは。プラーナ湘南です。
9月になりましたがまだまだ暑い日が続きますね。
湘南ではまだ熱中症警戒アラートが発表される日もあります。
引き続き水分補給を忘れずに、熱中症対策をしましょう！
みなさんは人に伝えること、説明をすることは得意ですか？
相手に伝えたけど、伝わっていなかった…
仕事に支障が出てしまった…
その結果トラブルが起きてしまった…
などの経験はありませんか？
仕事では物事を的確に伝えるスキルが必要とされるため、分かりやすく説明する力を身につけることがとても重要になってきます。
今回はどのようにしたら相手に自分の思っていることが「伝わる」のかについてお伝えしていきたいと思います。
説明が苦手な人とはどんな人
・会話の内容がバラバラ
説明が苦手な人は、思いついたことをそのまま口に出してしまう傾向にあります。
ひとつの話題からあちこちに話が飛ぶこともあるため話の流れが前後したり、同じことを繰り返し言うため
話しの要点が分からなくなってしまいます。その結果、聞き手は話についていけず混乱してしまいます。
・一番伝えたいことがまとまっていない
一番伝えたいことや結論を意識せずに話し始めてしまうと、何を言いたいのかが相手に伝わりません。
説明が苦手な人は、事前に要点や趣旨を整理できていなかったり、説明する内容を自分自身が理解できていない可能性もあります。
話の要点が整理できていないと重要ではない部分を何度も繰り返し伝え、聞き手に疲労感を与えてしまいます。
・自分中心で話しをしている
相手のことを考えず、自分が伝えたいことだけを話してしまったり、物事を順序立てて説明するのではなく自分の感情を中心に伝えようとしては上手く伝えられません。「伝わる」とは相手が理解していなければ伝わったことにはなりません。
緊張や配慮不足が原因で伝えたいことをとにかく言っているだけ、となっていしまっている人もいます。
・早口で話している
どんなに分かりやすい説明でも、早口で話すと相手は言葉を聞き取るだけで精一杯になってしまい、内容が頭に入ってきません。
その結果、内容を理解することができなくなってしまいます。
これに関しては緊張や焦りが理由で早口になってしまう場合もあります。
・自分自身が理解をできていない
説明した内容や趣旨を自分自身がきちんと理解できていないことも考えられます。
何のために説明するのか、相手に何を伝えるべきなのかが分かっていないと質問に対してうまく答えられません。
また、説明した内容の理解不足によって聞き手の質問の意図を正確に理解できず、的外れな返答をしてしまうこともあります。
・説明内容が抽象的
説明をするときに主語や具体的な数字がないと相手はイメージができないため、理解することができません。
「まだ数に余裕があるので問題ないです」「結構たくさん入っているので安心です」などと抽象的な説明をすると、
お互いの思い違いが起こります。
自分の感覚と他人の感覚は違うため、主観で話しをしてしまうとトラブルに発展する恐れもあります。
伝えるのが苦手だとなぜ困るのか
・自分の意見や考えを相手に伝えられない
自分の本当の気持ちを上手に伝えられないことで、仕事でもプライベートでも大きな損をしてしまいます。
それだけではなく、そのことが原因でトラブルに発展するケースもあります。
例えば意見がぶつかった時に、自分の気持ちを言葉で説明できなければ誤解を生んだり真意が伝わらない可能性があります。
分かりにくい説明は自身が困るだけでなく、聞き手にストレスを与えてしまうため相手に悪い印象を持たれてしまう可能性があります。
・仕事ができない印象を与えてしまう
正確な説明や自分の考えを分かりやすく伝えられる能力は、社会人に求められるスキルです。
意見を求められ、「いいと思います」だけでは何も考えていないと思われてしまいます。
漠然としたイメージだけを伝えては、自分の気持ちを説明していることにはなりません。
また、何を言っているのか分からないと思われることで仕事ができないイメージを抱かれやすくなってしまい、仕事のチャンスを失う可能性もあります。
・時間の無駄につながる
一度の説明で上手く相手に伝わらなければ、もう一度説明をすることになります。
限られた業務時間を説明のために使ってしまうのは、双方にとって時間のロスが起こりとても無駄な時間が発生してしまいます。特に忙しい時に要点のハッキリしない説明をすることで、相手を苛立たせてしまう可能性もあります。
ではどうしたらいいのだろう？
・話す前に伝えたいことをまとめよう
伝えたいことが曖昧なまま話をすると、要点がはっきりせず何を言いたいのか分からなくなってしまいます。
そのため説明する内容の要点や必ず伝えたいポイントを事前にまとめ、話す前に自分が相手に「一番伝えたいこと」を
明確にしましょう。事前に準備をすることで自分自身も内容の理解が深まるという利点があります。
・聞き手への思いやりをもつ
自分の伝えたいことや、自分だけが理解できる話し方をしていませんか？
どんな伝え方をすれば相手は理解しやすくなるのか、正確かつ簡潔に伝えるにはどうすればよいのかなど工夫をしましょう。また聞き手によって伝え方をかえるなどの配慮をし、自分本位ではなく相手の立場に立った伝え方をしましょう。
・会話を組み立てて話す
話しをするときは物事を順序立てて論理的に伝える必要があります。
思いついたことをそのまま話すと話の内容が前後したり、いきなり別の話題に飛んだりして相手は混乱をしてしまいます。
話の流れに一貫性をもち、要点が伝わりやすい会話の組み立てをしましょう。
・丁寧にゆっくり話す
ゆっくりと丁寧な口調で話す配慮をすることで、しっかりと耳を傾けてもらいやすくなります。
相手の目や表情を見て、理解してもらえているかどうかの確認をしながら話しを進めることが大切です。
相手の視点に立ち、相手の理解や疑問を把握しながら話しを進めましょう。
何かを考えているような様子や不思議そうな表情をしていれば、相手が質問をしやすいように適度な間合いをとったり、
何か疑問点がありますかなどと声をかけるようにしましょう。
まとめ
説明することが苦手なことを自覚すると、人前で話すことに苦手意識をもってしまったり、コンプレックスに感じてしまうかもしれません。
ですが、今回お伝えしたことを意識すると、誰にでも伝わる分かりやすい説明ができるようになります。
少しずつでいいので一歩一歩着実に、改善していきましょう。
本日のポイントは、「伝える」ではなく「伝わる」を意識することです。
―次に繋げる―
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