こんにちは！プラーナ海老名です
最近社会人としてご勤務されている方からこんなお悩みを聞きました。
任せてもらえる業務が増え嬉しいのですが、
段々手に負えなくなってきました…！
同じようなお悩みを持つ方もいらっしゃるのではないでしょうか
マルチタスクが苦手な人は、複数のことを同時に行うと混乱してしまい、効率が低下してしまう傾向があります。
今回はそんな方の特徴と対策をご紹介します。
マルチタスクとは？
マルチタスクとは、複数の作業を同時に進めたり、短時間で切り替えながら進めたりすることです。
例えば
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「パソコンで必要な情報を調べながら、大切なポイントをノートやパソコンに記録する」
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「上司や先輩の指示を聞きながら、作業に必要な道具や書類の準備をする」
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「送られてきたメールを読みながら、返信内容を整理し作成する」
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「電話で相手の話を聞きながら、同時に、パソコンや書類で相手の名前や用件などを確認する」
といったことが挙げられます。
「マルチタスク」って、実は脳にはちょっぴり大変なこと
お仕事では様々な場面で「同時にいろんなことを進める力」が求められることがあります。
でも、実は人間の脳は、本当に「同時に進める」ことはあまり得意ではありません。
脳は、一つのことから別のことに気持ちを切り替えるたびに、たくさんのエネルギーを使っているんです。だから、お仕事の終わりに「ぐったり疲れた…」と感じてしまうことがあるのかもしれません。
疲れてしまうと、心にも余裕がなくなって、うっかりミスも増えてしまうことがあります。無理なく、自分に合った方法で仕事を進めていきたいですよね。
「マルチタスクが苦手かも？」と感じる人の特徴
お仕事を始めたばかりの頃は、慣れない作業が多くて、「どれからやろう？」と迷ってしまうのは、よくあることです。でも、もしも次のような気持ちになることが多いなら、マルチタスクが少し苦手なのかもしれません。
1. 集中しにくいと感じる
いくつかのことを同時にしようとすると、気持ちが色々なところに散らばってしまって、一つのことに集中するのが難しくなります。
例えば、「メールを書きながら電話を受けて、頭の中では次の会議の準備も気になっている…」なんて状態。これでは、どれか一つに集中することができず、どの作業も中途半端に感じてしまうかもしれません。
脳は一度にたくさんのことを処理するのが難しいので、結果的にミスが増えたり、時間がかかってしまったりすることがあります。
2. 優先順位をつけるのが苦手
複数の仕事があると、「どれから手をつけたらいいんだろう？」と迷ってしまい、作業が進みにくくなることがあります。
「全部、今すぐやらなきゃいけない気がする…」「こっちの仕事をしていたら、また別の仕事を頼まれた…」と、どの仕事から始めるべきか分からなくなって、考えているうちに時間だけが過ぎてしまうこともあるかもしれません。
何を優先すればいいか迷っていると、仕事が進まないだけでなく、気持ちばかり焦ってしまいがちです。
3. 作業の切り替えに時間がかかる
複数の作業を交互に行うと、それぞれの作業への意識の切り替えに時間がかかり、結果として作業効率が低下してしまいます。資料を作っている途中に電話が入って、終わったあと「さっき何やってたっけ？」と考えてしまう…。こんなふうに、作業を切り替えるたびに頭の中のギアを入れ直す必要があり、思っている以上にエネルギーを使います。
4. 完璧にやりたい気持ちが強い
一つの仕事を、完璧に、きっちりこなしたいという気持ちが強いと、たくさんの仕事を同時に進めるのが難しくなることがあります。
「きちんとやらないと」「失敗したくない」という気持ちが強いと、一つの仕事に時間をかけすぎてしまって、他の仕事が後回しになってしまうことがあるかもしれません。完璧を目指すことは、とても素敵なことですが、すべての仕事に100%の力を注ごうとすると、できることの限界（キャパシティ）を超えてしまうこともあります。
5. ストレスを感じやすい
同時にたくさんのことをこなそうとすると、心に大きな負担がかかって、ストレスを感じやすくなることがあります。
色々なことを同時に進めようとしても、思うようにいかないと、「もしかして、自分は仕事が遅いのかな…」と、気持ちが落ち込んでしまうこともあるかもしれません。
知らず知らずのうちに心にプレッシャーをかけてしまい、疲れやすくなったり、やる気がなくなってしまったりすることもあります。
これらの特徴は、新しい環境で頑張っているからこそ感じる、自然な反応かもしれません。 どうか、無理に自分を責めないでくださいね。
次にご紹介する「対策」を試して、少しずつ自分に合ったやり方を見つけていきましょう。
苦手でも大丈夫！無理なくマルチタスクに対応するヒント５選
「マルチタスクが苦手だな…」と感じていても、大丈夫です！ちょっとした工夫で、無理なくお仕事を進められるようになりますよ。
1. 「一つずつ」に集中する時間を作る
複数の作業を同時に行うのではなく、一つの作業に集中して取り組むようにしてみましょう。
例えば、
- 「午前中のこの時間は、メールのお返事だけ！」
- 「午後のこの時間は、資料作成に集中！」
- 「電話は、この時間だけ対応する」
など、作業ごとに時間を区切って、その時間には他の作業は一切しないように決めてみましょう。
2. 大きな仕事を細かく分ける
大きな仕事を、小さなステップに分けて、一つずつ順番にこなしていくようにします。
例えば、プレゼン資料を作る場合、
- 「まずは、どんな内容にするか、簡単な計画を立てる」
- 「次に、必要な情報を集める」
- 「それから、実際に資料を作り始める」
- 「最後に、発表の練習をする」
というように、細かく分けて、それぞれのステップに集中して取り組むと、気持ちが楽になります。
3. 優先順位をはっきりさせる
たくさんの仕事があるときは、「どれから先にやるべきか」をはっきりさせてから、作業に取り掛かりましょう。
「今すぐやらなきゃいけない大切な仕事」から始めて、「大切だけど、急がなくてもいい仕事」は後回しにするなど、優先順位を明確にすると、迷いが少なくなります。
4. 時間管理のツールを活用する
「いつまでに何をやるか」を管理するアプリや、カレンダーアプリなどを活用して、**自分のスケジュールや仕事を「見える化」**してみましょう。
例えば、
- タスク管理アプリで、仕事の締め切りや進み具合を管理する
- カレンダーアプリで、「この時間は〇〇の作業をする」と決めて、時間をブロックする
こうすることで、効率的に時間を使えるようになります。
5. 集中できる環境を整える
気が散ってしまう原因をなくして、静かで落ち着いて作業できる環境を整えてみましょう。
例えば、
- イヤホンで、周りの音を遮る音楽を聴いてみる
- 机の上をきれいに整理整頓して、集中できるスペースを作る
こうすることで、一つのことに集中する力を高めることができます。
まとめ
マルチタスクが苦手でも、工夫次第で仕事の効率は大きく改善できます。
大切なのは、自分に合った方法を見つけて、無理なく継続すること。
焦らず一歩ずつ、自分のペースで改善していきましょう。
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