こんにちは。プラーナ海老名です。
年度がそろそろ変わる頃は、周囲も自分自身もバタバタと忙しくなってしまいますよね？
慌ただしい日々の中で、余裕を持った業務をすることは。難しいこともあるかもしれませんね。
今回は、時間管理を身につけて、業務が効率的に出来るようにする方法をお伝えしたいと思います。
時間管理とは？時間管理をすることのメリット
仕事の時間管理とは、時間の使い方を計画して、その計画通りに仕事を進めることと一般的には言われています。仕事であれば、期限がありますよね。その期限を把握してその期限を守る取り組みのことです。例えば、仕事を終わらせる為に、スケジュールを組み立てて、期限前に仕事を終えて間に合わせるために自分自身で時間の使い方を考えることです。
時間管理は、①スケジュール管理・②タスク管理・③自身の時間の把握をバランスよくすることです。
1.スケジュール管理
ご自身のスケジュールは把握しておくことは大切です。会議や外出などどれくらいの時間が掛かるのか、また、移動時間や準備の時間など含めて把握することが、スケジュール管理の1つでもあります。スケージュールを整理をして、業務にどれくらいの時間が掛かるのかを把握していくことです。
2.タスクの管理
やらなければならない、業務の1つ1つをタスクと言います。タスクがどれくらいの量があるのか、時間がどれくらいかかるのかを把握しておく必要です。
3.自身の時間の把握
自分自身がどれくらいの時間が使えるか把握して、スケジュールとタスクを当てはめる必要があります。勤務する時間は限られているので、限られている時間の中で何が出来るかを考える必要がありますね。
以上の３つを管理・把握することで、時間を自身でコントロールすることができて時間の管理が出来るようになります。つまり、スケジュールとタスクと時間を上手に組み立てることが時間管理なのかもしれませんね。
難しいことの様に思いますが、なぜ時間管理が注目されているのかというと、業務の上でたくさんのメリットがあるからかもしれませんね。
業務が効率的に出来て、周囲から信頼が得られる
時間管理は業務の全体を把握しているため、無駄な作業や優先順位をつけながら業務を行うことが出来るため、効率よく仕事に取組みます。仕事を全体を把握していることで、やるべきことを忘れないため周りからの信頼や評価は高くなると思われます。
焦らずに仕事が出来る
仕事が効率的に出来るため、時間の余裕がうまれると仕事に追われるような感覚はなく適度な緊張状態で業務を進めることが出来ます。また、急な予定変更がきても、余裕があれば対応が可能になり焦らずに業務を進めることが出来ると思います。
業務の質が向上に繋がる
時間管理が上手に出来ている人は、時間の余裕が生まれることで確認作業をしたり、余った時間でスキルを磨くために情報を集めたりする時間を確保することが出来るるようになります。自身のスキルを磨くことで仕事の質が少しづつが上がってきますよね。
以上の様に時間管理を行うことで業務だけではなく気持ちの面でも余裕が生まれて仕事がしやすい環境が作れるので時間管理はとても大切ですよね。
時間管理が苦手な人の特徴
時間管理を意識しているけれども、難しいと感じている方は多くいるのではないでしょうか？
まずは、時間の苦手な人の特徴のチェックリストが下記にあるので、チェックしてみましょう。
□優先順位をつけて仕事をしていない
業務の緊急性なものやそうでないものがあると思います。目の前にあるものを業務を進めてしまい、他の業務の期限が迫っていることはありませんか？
□タスクの時間管理の見積もりをしていない
優先順位をつけていても、自身の仕事にかかる時間を見積もりをしていますか？慣れている作業であれば早く終わる作業もあると思いますが、初めての作業や考える作業は時間を有することがあります。作業に取り掛かる前に、そのタスクはどれくらい時間が掛かるか考えてみることも必要かもしれません。
□仕事でコミュニケーションを取るのが苦手
優先順位やタスクの時間が分からないときにどうしていますか？上司や先輩などに質問をして考えてもらっていますか？また、分からないことを億劫と感じてしまい一人で考える時間が多くはありませんか？困ったことが出来た時に周りとコミュニケーションをとって自身の時間を確保することも大切な時間管理の１つかもしれませんね。
□先延ばしにしてしまう
優先順位が低いと後回しにしてしまったり、早い段階で取り掛かれそうなときに取り掛からず後回しする癖がある方も、時間管理が出来ていないことがあります。いつもギリギリで良いと考えてしまっていて先延ばしにしているのであれば、意識を変えてみると違うかもしれませんね。
□疲れていてやる気がでない
生活リズムが乱れていたり、体調が悪いと体が思った様に動かないことがあります。そのため時間管理を意識をしていても集中力がかけてしまって、時間管理に意識が向かなくなってしまうことがあります。
□時間に対しての意識が低い
残業をしても良いとの考えをもっていませんか？仕事の時間は決まっています。残業しても良いと思ってしまうと作業にメリハリが無くなってしまうので時間への意識がどの様にあるのか考えてみましょう。
いかがでしたか？当てはまるものがありましたら、見直してみると時間管理がしやすくなるかもしれませんね。
時間管理を上手にやるコツ
時間管理を行う上で、上手くするコツがあります。それは、予定をしっかりと見える化することです。
ただ、予定を書き出すだけではなく、業務のタスクや作業にどれくらい時間が掛かかるのかを細かく書き出しておくことが大切になります。業務タスクは全て書き出して優先順位をつけておきましょう。優先順位は、締切日など含めて考えていきましょう。また、重要なものなど含めて考えていきたいですね。
また、実際に業務を終えた後に、どれくらい時間がかかったか振り返ることもとても大切です。10分で終わる作業でも実は30分かかっていたり、今まで時間をかけていた業務が慣れてきて30分で作業が終わっていたりすることがあります。自分のタスクの時間がどれくらいの時間をかけているかを正しく見積もるためにも、振り返る習慣をつけてみましょう。
書き出しをしても時間管理が難しい際は、上司や先輩、同僚などに相談してみましょう。時間の優先順位などが難しいときもありますよね。私自身も、仕事の優先度が分からないことがあったり、作業時間を短縮して時間を作る方法などアドバイスをもらうことが出来ました。是非周りの方に意見も参考にしてみてくださいね。
プラーナ海老名で時間管理を意識した取り組み
プラーナ海老名のカリキュラムでは、時間管理がなぜ必要なのかをの中で考えて頂いています。自身の経験を思い出したりしながら、仕事での時間管理を考えることで、時間に対する意識が変わり、日々の活動の中で余裕をもった行動を考えているご利用者さまがたくさんいます。また他のカリキュラムでもスケジュール管理について行っております。
一人で出来ないことでも、仲間の考えや行動を参考にし、職員のサポートを受けながら自信をもってお仕事に取り組む方法を見つけてみませんか？
ご興味のある方は是非、プラーナ海老名の見学にお越しください。
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