こんにちは、プラーナ博多です。
4月に入って新年度を迎え、新しい環境で心機一転、活動されている方も多くいらっしゃると思います。
華やかだった桜の花びらが散り始め、新緑に変わる色彩豊かな季節ですね。ずいぶん暖かくなってきましたが、冷え込む雨の日などもあり自律神経の乱れから心身の不調を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。ゆっくりお風呂に入り睡眠リズムを崩さないようにコンディションを整えていきましょう。
さて、プラーナ博多では仕事するうえで大切な「メモを取る習慣」をお伝えしています。自分で考えたり整理する習慣をつけるために、連絡事項はもちろんですが、カリキュラム内のポイントや作業工程をメモに取っていただき、自身で手順書を作ったり振り返る訓練に繋げています。就職後にはとても大切なスキルになるので皆様とても前向きに取り組まれています。また仕事の手順が身につくようになると、複数の仕事を任せられることもあると思います。そのような時優先順位を付けないとどうなるのか、優先順位を付ける目的はどのようなものなのか、今回は「仕事における優先順位」についてお話したいと思います。
優先順位を付ける目的
就職後、仕事で優先順位を付けずに取り組んだ場合にどんなことが起こってしまうか考えてみましょう。仕事の経験がある方は、具体的な場面を思い出してみましょう。
優先順位を付けずにお仕事に取り組むと・・・
・自分の好きな作業や簡単にこなせるものから進めてしまって、作業量が多いものや重いものを後回しにしてしまいがちになる。
・期限を気にしないと、期限が迫っているものを後回しにする危険性がある。
・後回しにしてしまっている業務が多く積み重なってくると、そのうち業務の存在を忘れてしまう可能性がある。
・依頼された仕事ばかりをこなしていると、日々のルーティン業務（毎日記入・入力する作業など）がおろそかになってしまうおそれが出てくる。
・一つの事に集中してしまい他の仕事の時間がなくなってしまう。
このように、間に合わせるためにストレスを抱えながら仕事をすることになったり、場合によっては困りごとや失敗に繋がるケースもあるかもしれませんね。
それでは、優先順位をつけて仕事をした方がいいのはなぜか、その目的を考えてみましょう。
優先順位を付けてお仕事に取り組む目的とは・・・
・仕事の効率を上がる。
・期限内に終わらせられる。
・メリハリをつけて仕事がすすめられる。
・順序が決まっている方が集中できる。
・順序が決まってる方が混乱せずストレスがない。
まとめると、仕事を効率的に進めていくことが一番の目的になります。これは自分自身の効率だけでなく、会社・職場全体として効率をいいます。
なぜならば、優先順位を付けて進めていた仕事が仮に自分自身では間に合わないと気付いた時、上司や周りの同僚に「報告・相談」して職場全体で終わらせることができるからです。優先順位を付けて仕事に取り組んでいないと期限内に終わるかどうかも分からないことがあり、「報告・相談」が遅れれば遅れるほど職場全体で終わらせることができなくなってしまいます。
優先順位をつけるポイント
優先順位を付けて仕事に取り組む手段として、メモ帳を使ってTODOリストを作ってみましょう。
先ず、今日やることをメモ帳に書き出して自分自身で優先順位をつけていきましょう。優先順位がわからなければ、上司に「相談」をして指示を仰ぎましょう。可能であれば、後回しにしている仕事もメモしておくと抜けがなくなり、後で気付いて仕事が溜まってしまっているということもなくなります。
TODOリストは毎日書き出すことによって、優先順位を付ける練習にもなり仕事の抜け漏れがなくなっていきます。朝一番に少し時間を使って整理しておくとスムーズに仕事に入っていくことができますね。
優先順位を付けるポイントとしては、期限、緊急性（すぐにやるべきか否か）、関わっている人が外部なのか内部なのか（取引先などの外部の方とのお仕事の場合、スケジュール調整が難しいこともある）、お仕事の重さ（手間がかかりそうなら早めに取り組んでおきたい）などが挙げられます。
これらを考慮して自分自身で優先順位を付けて仕事に取り組むことができれば素晴らしいですね。
まとめ
仕事の優先順位の付け方は、慣れていないと難しいこともあるかもしれません。そんな時は上司に「相談」して優先順位のアドバイスをもらいますが、もらったアドバイスに対して受け方やその後の行動も重要です。毎日取り組むようにすると自然と身につくようになると思います。是非実践してみてくださいね。
プラーナ博多では、困りごとや心配事など「報告・相談」の発信の仕方や伝え方をコミュニケーションスキルやビジネスマナーをとおしてカリキュラムでお伝えしています。また、通所時と退所時の体調や振り返りの「報告」、朝礼時には職員を含め利用者様からの「連絡事項」を取り入れ、働くうえで大切な「報連相」の実践を毎日行っています。皆さま、回数を重ねるごとにスムーズになられ自信にも繋がっています。
最後まで読んでいただいてありがとうございます。
興味をお持ちいただけましたら、是非プラーナ博多へお問い合わせください。