直接会わずに対話ができ、迅速な対応ができるのは電話のメリットですが、顔が見えないがために誤解が生まれやすいものでもあります。電話の印象によって、企業の担当者への印象は大きく変わります。こちらから電話をかけるときに気をつけたいポイントやマナーについて説明します。
電話をする前に用意しておくもの
電話をかけたあとに焦ることのないように、必要なものをそろえてから電話をかけましょう。
・必要書類
・筆記用具
・メモ帳
・飲み物
伝え忘れることのないよう、スムーズに要件が伝えられるよう、話す内容をあらかじめメモしておきましょう。
先方からの連絡事項や大切なことはメモをとる方がよいので、メモと筆記用具は必ず用意しましょう。
緊張してのどがかわくこともあるので飲み物を用意しておくのも良いかもしれません。
基本的な電話のかけ方
◆相手の会社の方が電話にでたら◆
- 名前を名乗る
- 挨拶をする
- 取り次いでほしい方の部署名・お名前・肩書を伝える
例：
- 私、○○ ○○と申します。
- お忙しいところ、恐れ入ります。御社の求人募集を拝見し、お電話いたしました。
- 採用担当の□□様はいらっしゃいますか？
◆相手が電話にでたら◆
- 相手を確認する
- 自分の名前を名乗る
- 挨拶をする
- 相手の都合を確認する
- 用件を伝える
- 御礼とともに電話をきる
例：
- 採用担当の□□様でいらっしゃいますか？
- 私、○○ ○○と申します。
- 御社の求人票を拝見し、ご連絡させていただきました。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
- できるだけ簡潔に要件を伝える
- お時間を頂戴いたしましてありがとうございました。それでは失礼いたします。
電話の相手には貴重なお時間をいただいています。感謝の気持ちが伝わるように丁寧にお礼を言いましょう。
基本的には電話をかけたほうがあとに切ります。相手が切ったことを確認してから電話を切ると良いでしょう。
気を付けたいこと
・忙しいと想像できる時間帯などは避ける
始業前・週明けの午前中・お昼休憩・業務時間外などは避けた方が良いでしょう。
ただ、先方からこの時間にかけてくださいといわれている場合はその時間にかけましょう。
・はっきりと名乗る
電話がつながったときと相手が変わったときは面倒に感じても、そのたびに名乗りましょう。
・明るい声でいつもよりハッキリと声を出す
電話では下を向きながら話してしまうことが多いので声が通りにくくなります。なるべく前を向いて大きな口を開けて話すと良いでしょう。
・担当者が不在の場合
電話をしたい相手が外出中・会議中や席を離れている等の理由で取り次いでいただけないときもあります。
相手が席に戻ってくる時間帯を聞いて、電話を受けた方にはこちらから折り返す旨と要件の概要をお伝えしましょう。
・相手の言葉が聞き取れなかったとき
相手の言葉が聞き取れなかったり、あいまいな言葉があったときは「申し訳ございません。よく聞き取れなかったのでもう一度お願いできますか？」と言って、再度お伺いしましょう。
・相手の話の要点は必ずメモをする
折り返してほしい電話番号や、打ち合わせの日程など重要事項はメモしたうえで「復唱させていただきますので、ご確認いただけますか？」とお伺いしましょう。
電話は顔が見えない、声だけのコミュニケーションツールなので、普段より丁寧な応対が求められます。
はじめは緊張していても何度か電話をかけたり、受けたりしているうちに自然と適切な言葉がでてくるようになります。
覚えておきたいマナーや例文をおさえて、少しずつ経験を積んでいきましょう。
―次に繋げる―
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