みなさんこんにちは。
プラーナ湘南です。
プラーナでは先日、「プラーナPCビジネス検定」を行いました。
プラーナのパソコン検定とは、定期的に開催されているもので、パソコンスキルとビジネスマナーを身につけることができます。
検定を取得することで、自分の得意なのもの、苦手なものを知ることができます。
また合格すると獲得できる認定書は、就労する際にスキルをアピールする材料として利用することができます。
そこで今回は、PC検定にも必要なビジネス文書の作成についてお伝えしていきたいと思います。
ビジネス文書とは？
ビジネス文書とは、ビジネスにおいて情報や意思伝達、確認のために作成される文書のことです。
ビジネス文書の目的やメリットは、
・文書が残ることで証拠や記録が残り、誤解やトラブルを避けることができる
・一度に沢山の人に伝達することができる
・正確な内容を伝達することができる
などがあります。
様々なビジネス文書
ビジネス文書には3つの種類があります。
伝達相手や目的により使い分けが必要なので、ひとつずつご紹介していきます。
① 社内文書
社内文書は社内の人に向けて発信されるビジネス文書です。
報告書、申請書、議事録、などがあり業務を円滑に行うため、連絡事項を効率的に伝えるために必要です。
② 社外文書
社外文書は取引先や得意先など、社外の人に向けて発信されるビジネス文書です。
依頼書や案内状などがあり、受信者を尊重した礼儀正しい文書であることが重要になります。
③ 社交文書
社交文書にはあいさつ状、招待状、お礼状などがあります。
社外の人に向け、お祝いやお悔やみの気持ちを伝えるためのものなので、より格式を守ることが求められます。
ビジネス文書の書き方ポイント
ビジネス文書は理解できましたか？
ここからは、実際にビジネス文書を作成する際のポイントをお伝えします。
読み手の立場になって文章を書く
ビジネス文書を書くうえで大切なのは、誰に向けて書く文書なのかということです。
人に伝えるためのものなので、正しい情報で相手に分かりやすい表現を伝えることが大事です。
そのためには、ビジネス文書を書く目的や対象を決めて作成しましょう。
結論から書く
ビジネス文書は、結論を最初に書くことが基本です。
先に結論が書いてあることで読み手が文章の内容をいち早く把握し、内容を大まかに理解した状態で
文章を読み進めることができるからです。
忙しい相手ほど簡潔に結論を伝えることが大切です。
分かりやすくシンプルに
読み手が理解しやすいように文章は簡潔に書きましょう。
できるだけシンプルに、読みやすくする工夫をしましょう。
文章をまとめる
1つの文章につき用件は1つに絞りましょう。
1つの文章に複数の用件があると、何が重要なのか相手が分からなくなってしまいます。
また重複表現も文章を長くし、読みにくくなってしまう原因になるため、気をつけましょう。
5W3Hを意識する
必要な情報を正確に伝えるため、5W3Hを意識した文章構成をしましょう。
・When（いつ）→日付、時間、曜日、期間
・Where（どこで）→場所
・Who（誰が）→発信者・受信者・主催者・対象者
・What（何を）→用件
・Why（なぜ）→目的・理由・根拠
・How（どのように）→手段・方法
・How many（いくつ）→数量
・How much（いくら）→費用
これらを箇条書きを使いまとめることで分かりやすくなります。
具体的に伝える
ビジネス文書は正確さが求められます。
そのためできるだけ金額や数量、日時など曖昧な表現は避け、数字などで分かりやすく伝えるようにしましょう。
言葉遣いを統一する
文章を書く時には、文体や言葉遣いを統一しましょう。
です、ます、ございますなどの敬体。だ、であるなどの常体。
ビジネス文書では、敬体で統一しましょう。
正しい敬語を使う
間違った敬語を使うことで相手に不信感を与えてしまったり、会社の印象が悪くなってしまう可能性があります。
正しい敬語を使うようにしましょう。
基本フォーマットを知ろう
ビジネス文書には基本のフォーマットがあります。
それらを知り、理解しましょう。
また、ビジネス文書は1枚に収めることが基本です。
必要な情報を相手に分かりやすい内容や表現でまとめましょう。
まとめ
いかがでしたか？
ビジネス文書は、ビジネスの場で役立つことは勿論ですが、文章構成力や相手に伝わりやすい表現を使うことなどを
普段の生活に役立てることもできます。
これを機会にぜひ身につけましょう。
プラーナ湘南ではパソコンを学べるカリキュラムがあります。
今回お伝えしたビジネス文書はもちろん、ExcelやPowerPointを学ぶこともできます。
パソコンに苦手意識を抱いている方でも、基本的なことから学ぶことができます。
一人で悩んでいませんか？
プラーナ湘南はあなたの目標に向かって丁寧に寄り添うスタッフがいます。
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