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なかなか効率良く仕事ができない…時間がかかる理由と効率アップの秘訣とは?

病気をしたら仕事に時間がかかる様になった!?時間がかかる理由と仕事効率アップの対処法

こんにちは、プラーナ宮崎です。

 

9月23日の秋分の日を迎え、暑さもだいぶ和らいできましたね。

夏から秋に変わる季節の変わり目は体調を崩しやすい時期ですので、寒暖差に注意しながらお過ごしください。

 

さて、今回は「仕事に時間がかかってしまう」といったお悩みについて、そうなってしまう理由や仕事効率を上げるための対処法などをご紹介いたします。

 

 

仕事に時間がかかってしまう理由

 

 

仕事が遅くなる理由はたくさんあり、一つではありません。

こちらの記事にもいくつかの理由を挙げさせていただきますが、当てはまるものもあれば全く当てはまらないものもあると思います。

まずは自分が当てはまっている理由について自覚することで、自分にあった対処方法を見つけることができますので、参考にしてみてください。

 

1.睡眠時間や食事などの生活習慣の乱れ

一番最初に気に留めていただきたいのが、ご自身のコンディションです。

コンディションが乱れると誰でも作業効率が落ちます。そこで、まず見直していただきたいのが生活習慣です。

「睡眠時間は足りているか?」「睡眠の質は?」「就寝時間、起床時間は乱れていないか?」など、細かく見直してみましょう。

 

「睡眠時間はいつも5時間だけど自分はこのくらいでも大丈夫」と思っている方、本当にそうでしょうか?

働いていると起床時間が固定され、早く眠ることができないと睡眠時間はどんどん短くなっていきます。

「ついつい起きてしまう」「やることが終わらなくて早寝はなかなかできない」そう思う方、やらなきゃいけないことを今一度整理して、もう少し睡眠時間を増やす工夫をしてみましょう。

実は自分が思っているよりも体は睡眠を必要としているかもしれません。

 

また、睡眠と同じくらい意識していただきたいのが食生活です。

いつも同じ様なものを食べる、外食やスーパーのお惣菜などで食べるものが決まってくると自然と栄養の偏りが出てきます。

不足しがちなミネラルや鉄分、逆に摂りすぎてしまう塩分や糖分など、栄養の偏りは自覚しにくい要因ではありますが、「サプリメントを飲むようになったら体が楽になった」など、不足している栄養素を補うことで体調が整い、頭もスッキリして、仕事が捗るようになったというケースも少なくありません。

 

プラーナでは、土台となる体調管理は一番最初に取り組む課題であり、仕事のためにも自分のためにも、まず整えなくてはならない部分だと利用者様にもお伝えしています。

カリキュラムの中でも食事や運動、睡眠、自分のコンディションを整えるためにできることをお伝えし、小さなことの積み重ねではありますが、毎日の生活習慣を見直すことで、作業効率や指示の入り方、訓練のご様子に変化が見られる利用者様がたくさんいらっしゃいます。

 

2.ストレス

ストレスや負荷が高い時、情報処理能力の低下や判断能力の低下、物理的なスピードの低下が見られることがあります。

このような状態の時には無理にスピードを上げようと頑張ることは、返って自分に負荷をかけることになりますので、まずは自分に負荷がかかっていることを自覚し、その負荷を軽くする、もしくは溜まっているストレスを発散するための方法を見つけることが大切です。

 

ストレスは捉え方で見え方が変わることが多く、捉え方の切り替えや受け止め方を変化させることで問題が解決したり気にならなくなったりします。

どのような考え方をすると楽に生きることができるのかなど、ストレスへの対処法もプラーナではカリキュラムを通してお伝えしております。

 

3.相談や質問ができずに一人で悩む時間が長い

自分で考えてもわからない時には質問をしたり、悩んだ時には相談をすることでより良い仕事ができることが多々あります。

「人に頼ってはいけない」と質問ができなかったり、相談して相手の時間を奪っては申し訳ないと思うあまり、自分の中で考えすぎて答えが見つからず、時間だけが過ぎてしまうこともあるかと思います。

 

悩む時間が長く手が動いていない、考える時間が長いというのは時間がかかってしまう理由の一つです。

「相談しづらい」「質問ができない」と感じている方の中には、もしかしたら過去に自己発信することで注意を受けたり、自分で解決するよう言われた経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

そのような方は相談の方法、質問の方法を変化させてみると、相談、質問に失敗しにくくなり、その経験が自己発信へとつながっていくかもしれません。

 

プラーナのビジネスマナーカリキュラムSSTカリキュラムでは、相手を不快にさせないマナーを守った質問の仕方、相談の仕方などを実践を交えつつ学ぶことができます。

 

4.完璧主義でこだわりすぎてしまう

「完璧に仕上げたい」「良い仕事をしたい」という望みは悪いことでは決してありませんし、良いお仕事をするためには必要な考え方でもありますが、時に完璧でなくても良い仕事や、スピードの方が重要でクオリティは求められていないお仕事もあります。

速さ重視か、それとも丁寧さが重視か、事前に上司に確認をしておいたり、もしくは同じようなお仕事をしている方がどの様に仕事を片付けているのかを把握し、まねるのも良い方法です。

 

5.一つの仕事を終わらせる前に他の仕事をしてしまう(引き受けてしまう)

こちらは時に気分転換になったり、時間を置くことでスムーズに仕事が進むなど、他の仕事をすることが有効に働くケースもあります。

ただ、意図せず急に別のことが気になりやり始める、取り組んでいる仕事があるのに途中で急に頼まれた仕事に着手する、話しかけられたことに意識が向き中断してしまうと、集中力を戻すのに時間がかかり、仕事が進まない要因にもなってしまいます。

 

プラーナでは集中力を上げるために取り組む作業系の課題を各種ご用意し、自主学習の時間に取り組んでいただいています。自分が取り組みやすい課題を知ったり、集中できるものを知ることでご自身の特性に気づいていただくきっかけとなります。

 

6.集中できない
集中できない原因はたくさんあります。

一番最初にお伝えした、生活習慣が整っていなかったり、体調が安定していない時には集中力は低下しますし、環境的な要因もあります。

「周囲の話し声が気になる」「周りに置いてあるものや動きが気になる」など、気を散らせる環境的な要因が周囲にあるかもしれません。

また、上司が近くにいると気が張って集中できるという人もいれば、逆に緊張して集中できないという人もいます。

 

もし仕事に時間がかかる一因として「集中力の低下」があるとしたら、「集中できないのは何故だろう?」という視点で職場環境や自分自身の行動を振り返ってみましょう。

 

仕事にかかる時間を短くする秘訣

 

仕事効率をアップするには?仕事にかかる時間を短くする秘訣

 

ではどの様にしたら仕事効率を上げられるのかについてお伝えしていきたいと思います。

 

1.まず体調を整えること
体調管理はお仕事の土台となる部分で、ご自身にしかできないことです。

ハードワークが当たり前だった時代には、さほど重要視されていなかったことかもしれませんが、体調を崩された経験がある方であればなおさら、体調管理に心を配ることがとても重要です。

睡眠時間の見直し、食生活の見直し、また運動する習慣を持つことで必ず仕事の効率は上がります。

 

2.整理整頓をする
身の回りが整頓されていると、シンプルな生活を送ることができます。

探し物や無くし物・忘れ物が減り、無駄な時間がなくなります。

デスク周りや自宅、身の回りが整頓されていると自然と頭の中もすっきりとし、やるべきことが明確化されます。すると自然と仕事の効率もアップします。

 

3.優先順位をはっきりさせる(締切を決める)
・優先すべきことを明確化し、締切を決める

・優先順位の高いお仕事から片付ける

この2つができるようになると、仕事の効率がぐんと上がります。

 

自分の能力やスピードに合った計画と、決めた締め切りまでに仕事を終わらせることを心がけていると、お仕事を片付けるペースが掴め、自然と負荷やストレスも少なくなります。

 

4.いつ何をするかを具体的にする
優先順位が決まったら、いつ何をするのかを決めます。

日にちだけではなく、何時に取り組むかなど、具体的であればあるほど、着手しやすくなります。

着手することさえできれば片付くということも多く、やらなければいけない仕事を後回しにしているといつまでも仕事が終わらず溜まっていく原因になります。

 

5.仕事効率を上げるためのアプリやツールを上手に使う
仕事を効率よくこなすためには計画することが大切だということはここまで読んでいて気づくと思います。

計画は、頭の中だけで行うだけでは忘れてしまいますし、整理がしづらいものです。

具体的な計画を立てるためのツールやアプリを活用するとお仕事のしやすさが一段とアップします。

時間ごとの予定を記入できる手帳や、カレンダーアプリ、手帳アプリなどもおすすめです。

紙ベースが良いか、デジタルが良いかは人により得意、不得意があるので自分にあったツールを使いましょう。

 

6.シンプルにするにはどうしたら良いか?を考える
お仕事が来た時、言われたことをそのまま単純に行っていたら遠回りだったということもあります。

「この仕事をこなすには、どの様にしたら簡単にできるかな?」

「もっとシンプルにならないかな?」

といった視点で一度見直してみましょう。

早く仕事を片付けたいがために何も考えずに着手するよりも、一手間加えて仕事のやり方を見直してみる。

その短時間が効率アップのきっかけになるかもしれません。

 

7.適度な休憩、リフレッシュする時間を作る。普段からストレスを溜めない工夫をする
ストレスが多いことが仕事に影響を与えるとお伝えしましたが、集中し過ぎてしまったり、休憩を取らずに仕事に取り組んでいると心も体も疲労やストレスが溜まります。

ストレスや疲労が仕事が遅くなる原因となっている場合は、定期的に水分補給する、伸びをする、一息つくなど小さな休憩を取り入れてリフレッシュをすることで効率が上がることもあります。

 

まとめ

 

 

ご自身に当てはまる項目はありましたでしょうか?

原因を見つけることができても、自分一人の力で変化することは時に簡単ではありません。

お困りごとやお悩み、気にかかっていることがございましたら、お気軽にプラーナまでご連絡いただけたらと思います。

 

今回の記事が気になった方は、ぜひ下記よりお問い合わせください。

 

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