こんにちは！プラーナ海老名です。
10月に入り、風が涼しく感じてきました。
季節の変わり目、体調には
気を付けて過ごしていきましょう♪
突然ですが、以前こんな質問がありました。
「以前仕事中に教わったことを忘れてしまったのですが、
上司にどう相談したら良いか戸惑ってしまって…」
みなさんも似たような経験ありませんか？
伝えやすい「報・連・相」の仕方を一緒に確認してみましょう！
１．なぜ質問しにくい？
そもそもなぜ上司に報連相をしにくいと感じるのでしょうか。
いくつか原因を挙げてみました。
□「そんなことも分からないのか」と思われるのが怖い
□責任感や独立心が強い
□評価を気にし過ぎている
□時間を取らせて申し訳ないという遠慮
□なんて言ったらいいのか分からない
□先延ばし癖がある
当てはまるものはどれくらいありましたか？
これらの背景には上司、職場での関係やご自身のスキルに
【不安・自信のなさ】があるかもしれません。
２．伝え方チェック
では不安・自信のなさを克服するにはどうしたらよいでしょうか。
上司との人間関係や、業務スキル等原因はさまざまありますが、
ここでは、報連相の伝え方に着目して考えてみましょう。
例えば、上司に頼まれた仕事があるとします。
Aさん、Bさん ２人の質問の切り出し方を見てみましょう。
Aさん「あのー…入力の仕事なんですけど、こうしてああしてそうやってみて…ちょっと見てほしくて……」
Bさん「〇〇部長お忙しいところすみません、先ほど頼まれていた業務の質問をしてもよろしいでしょうか？」
AさんとBさん、どちらの方が分かりやすい切り出し方だと思いますか？
おそらく大半の方がBさんと答えられたと思います。
Bさんが分かりやすい理由、それはズバリ「公式化」です！
報連相が上手な人は共通して
大事なポイントを押さえた切り出し方をしています。
３．報連相の公式化
Bさんの報告をもう一度区切りながら見てみましょう
①〇〇部長
②お忙しいところすみません、
③～してもよろしいでしょうか？
Bさんは
①相手の名前
②クッション言葉
③伺い口調
の３構成で報告を切り出しているのが分かります。
それでは各ポイントを解説していきます。
①相手の名前
まずは誰に伝えているのか明確にします。そのようにすることで、相手も話しかけられていることに気が付き、注目してくれます。顔や体を向けてくれる仕草があれば、安心してその続きをお伝え出来ますよね。
②クッション言葉
クッション言葉とは、相手に物事を伝えるために前置きとして添える言葉を指し、きつい印象や不快感を和らげる効果があります。依頼や、断り、申し出をする時に添えると、相手に受け入れてもらいやすくなります。クッション言葉の一例として、
・すみません
・失礼します
・恐れ入ります
・お忙しい中恐縮です
・お忙しいところ申し訳ございません
・ご多忙中とは存じます
・お手数をおかけいたします
・もし可能であれば
などがあります。相手との良好な関係性を築くためにも積極的に取り入れたいですね。
③伺い口調
伺い口調とは、物事を伝える際に「～してください」「～します」のように言い切る形ではなく、「～してもよいでしょうか」「～してもらえませんか」と相手に伺いを立てる伝え方のことです。クッション言葉同様、強制感やきつい印象の言い回しを柔らかくする効果があります。
相手の集うに合わせるへりくだった言い回しなので、丁寧な印象を与えられますよ。
４．まとめ
報連相の公式化について振返ってみましょう。
①相手の名前
②クッション言葉
③伺い口調
それを使った伝え方の一例を紹介します。
「〇〇課長、お忙しいところ失礼します。業務の件で質問があるのですがよろしいでしょうか」
「××さん、業務中恐れ入ります。作業が終わりましたので、検品をしてもらえませんか」
「△△リーダー、すみません。□□さんから伝言があるのですが今お伝えしてよろしいですか」
どれも丁寧でよい印象の伝え方になりましたね！
ぜひ報連相の公式化、取り入れてみてください！
また
・他のビジネスシーンにおける伝え方
・伝え方以外に報連相で不安がある方
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