こんにちは。プラーナ宮崎の渡邊です。
宮崎では日中の気温が20℃を超える日があり、春らしい暖かい日が続いております。
この時期は、寒暖差や季節の変わり目、環境の変化と何かと体調を崩しやすい時期でもあります。
体調に合わせて無理のない就職活動を進めていきたいですね。
プラーナ宮崎では現在も就職活動が積極的に行われております。
皆さん、突然ですが、電話応対をされた経験はありますか？
求人票を確認すると業務内容に電話応対と書かれていることがあります。
電話応対は、業務上に欠かせないビジネススキルの一つです。
今回は電話応対の基本についてお話していきたいと思います。
ビジネスでの電話に求められる3つのポイント
①好感度
電話では声が頼りです。自分の名前や用件が相手にしっかりと伝わるよう、声のトーンや大きさ、話すスピードに気をつけましょう。特に第一声をはっきりと発生するとより良い印象になります。
②正確さ
電話の内容を正確に伝言するためにはメモを取るようにしましょう。
ビジネス電話においては日時や数量など、重要になります。5Ｗ１Ｈを押さえると分かりやすいでしょう。
また聞き間違いを防ぐために必ず復唱をするようにしましょう。
③簡潔さ
用件は簡潔に伝える事を念頭に置きましょう。緊張して上手く話せそうにないという方は事前に話す内容をメモするなど事前準備をしておくといいでしょう。
またお昼時間を避けるなど、先方の状況も考えながら電話を掛けるタイミングにも気をつけましょう。
好感を持たれる話し方と聞き方
電話応対に慣れないうちは、正確さや簡潔さは難しいかもしれません。
しかし、好感度については、ちょっとした心掛けでだれでも取り組むことができます。
- 発声
普段よりやや高め、明るめに表情を伝えるつもり、ゆっくりと話しましょう。
- 言葉づかい
丁寧な言葉づかいと、正しい敬語を使います。言葉遣いを意識しすぎてロボットのような話し方にならないようまずは落ち着いて丁寧に話しましょう。
- 誠意
自分は「会社の代表」という意識で、誠意をもって丁寧な対応をしましょう。
- 口癖に注意
「えーっと、あのう、～の方、お願いしま～す」など意味のない言葉やのばし癖は注意します。癖は少しずつ意識して直していきましょう。「はいはい」と2回返事をするのも要注意です。
自分の癖が分からない場合は周囲の方に尋ねるのもいいでしょう。
- 上手な相づち
「はい」を基本、「そうです（ね）」「さようでございます（ね）」
「おっしゃるとおりです」「わかります」などを使い、しっかり聴き受けます。
相づちをすることで、自身がしっかりと話を聞いていることが相手に伝わります。
まとめ
電話は、顔が見えないコミュニケーションです。顔が見えないからこそ、声が重要になります。
ビジネスでの電話応対では、いつどんな内容の電話がかかってきたとしても、電話をかけて来た相手に失礼のないように応対していかなければいけません。
このように言われると緊張や不安が強くなる方もいらっしゃると思います。
まずは好感度アップに向けて、声だけでなく表情も明るく、ハキハキと話すことを心掛けてみてください。
電話応対は「習うより慣れよ」です。繰り返し練習することで電話に対する苦手意識の軽減に繋がります。
今回は電話応対の3つのポイントと好感度アップについてお話してきました。
電話応対の基本に合わせて、かけ方や受け方といった電話の流れ、よく使うフレーズや言葉遣いなど、しっかりと理解することが大切です。それについては、またの機会にお話したいと思います。
プラーナではカリキュラムの中で、ビジネスマナーに関する内容も展開しています。
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