プラーナに通所されているご利用者様の中には「細かなミスが続いてしまう。」「いつもやっている事でも抜けてしまう」という事をよく聞きます。
細かなミスがある事は誰にでもあるのですが「何度もミスをしてしまう」、「いつもできている事でミスしてしまうことが多い」事にたいしてミスの原因を見つける事も重要ですが、それ以上に「次にミスをしない為に何をするか」が大事です。 障がい特性上、ミスする事があるという事を理解した上で、ミスをしない為の対策方法を見つけておくことで、小さなミスが大きなミスを抑える事ができます。 今回はミスをしない為に準備できる事をお伝えいたします。
目次
１．ミスの原因は？
普段やっていることもそうですが、毎日の流れは自然とできているのではないでしょうか？しかし、普段と変わった出来事（イレギュラー）があるといつもやっていた事が抜けてしまったり、忘れてしまうことが発生する人は多いと思います。
例えばこのような事はありませんか？
・会社に出かける準備をしていたら、知り合いから電話がきて、いつもより出かける時間が遅くなってしまった。その後会社に着いてみるとお弁当を持ってくることを忘れていた。
・会社の人から頼まれごとをされた後に、かかってきた電話を対応していたら作業内容を忘れてしまった。
など、いつもと違ったことが起こる事で抜けが発生しまいます。 この二つの原因は「電話対応をしていた」というポイントです。しかし、自宅では急な用事が入る事もありますし、会社では電話がいつくるのかもわかりません。
ミスを減らすために行う事は「原因」がわかったら、次に同じミスにならないように「対策」を考えておくことです。
それでは、対策する方法にはどのようなものがあるかを見ていきましょう。
２．やる事をまとめて確認する
Todoリストはご存じでしょうか？簡単に言うと「やるべき作業を管理するためのリスト」です。例えば会社に出かけるときに持っていくものをリスト化して、出かける前にチェックをできるようにしておきます。
リストの例
□ハンカチ
□時計
□メモ帳・手帳
□筆記用具
□お弁当
□折り畳み傘
このようにいつも持っていくものを書いておき、持っている時には☑チェックをしてから出かける事で「忘れ物」のミスを減らす事ができます。 例では持っていく物でしたが、仕事でやらなければいけない事を書き留めておくと、作業する内容も忘れずに済みます。
ぜひ、ToDoリストを活用してちょっとしたミスを減らしていきましょう。
３.スケジュール帳の活用
ToDoリストと一緒じゃないの？と思う方も多いと思います。ToDoリストは期限が決められていないものをまとめるもので、スケジュール帳は期限や日時が明確なものを書き込むという違いがあります。
それではスケジュール帳はどのように活用するかをお伝えしていきたいと思います。 スケジュールは締め切りがある物や、いつ何があるかを書き留めておくものです。
例えば面接日時や提出期限がある物、得意先に問い合わせをする日時などを記載しておくことで、先々の予定を忘れないようにすることができるようになります。 スケジュール帳はカレンダータイプのものも多く、予定がある日の欄に書き込んでおきます。
スケジュール帳の例
5月1日 10：00 A社〇〇様にTEL
5月2日 企画書提出締め切り 15：00まで
5月3日 祝日
5月4日 9：30 出社 イベント準備（パンフ100部持参）
5月5日 13：00 イベント開始（12：30集合）
スケジュール帳は予定管理ができる為、自身の予定をすばやく確認することができ、他者とのスケジュール調整も簡単になります。このように先々の予定を確認できるため、必要になる準備を前もって確認することができる為、準備を忘れる事や時間に遅れるなどのミスを減らす事ができます。
そして、必ず確認する事を忘れないようにしてください。見る事を忘れては本末転倒です。
４.メモ帳を活用する場所
メモは作業の手順や指示された内容、会議の内容を電話の相手から伝えられたことなど書き留めて忘れないようにすることが目的です。研修会、お客様との打ち合わせなど、仕事では多くの場所で必要になり聞き間違えや忘れる事を防ぐことでミスを減らせます。 メモを取ることはミスを減らせるすだけではありません。どのような場面でメモを活用できるのかを見ていきましょう。
４-１.上司、同僚からの指示を受けるとき
業務内で指示を受ける時に聞き間違えや聞いたことを忘れる事はできません。そのためメモを取ることが大事です。上司や同僚から呼ばれた場合はメモ帳を持参する事はビジネスマナーとして覚えておきましょう。
４-２.会議、研修会への参加
会議や研修会、講習会は自分のスキルアップに必要な情報がたくさんあります。この場合のメモ帳の活用は、いかに効率よく必要な情報を持ち帰れるかになります。メモを見返した時に参加した内容を思い出せるように書き留める必要があります。話している事を全てメモすることはできません。内容を理解して必要なことをメモしておくスキルも必要になります。また、メモを取る練習をしておくことで多くの情報を持ち帰ることができます。
４-３.思いついたことを書き留めておく
情報を描き残す事だけがメモの活用ではなく、思いついたことを書き留めておく時にもメモがあると思い出す事ができます。いい事を思いついても、時間が経つと忘れてしまっているという経験はありませんか？思いついたことは急に浮かんできますが、すぐに忘れてしまいます。メモの書き残して置ければ、後から確認したり、さらに良いもの作り出すきっかけになります。気が付いたらメモをしておく習慣を身につけておくとよいでしょう。
５．まとめ
今回はちょっとしたミスを減らす方法としてToDoリスト、スケジュール帳、メモ帳の活用法をお伝えしました。最近はスマホでメモしたり、写真で記録する事もできるのですが、仕事の現場や打ち合わせの場所にスマホを持ち込むことができない事もあります。そのような場所でもメモ帳や資料の書き込みはできますので、手書きで残す練習は今後の活動にプラスにもなります。
ミスが起こる原因を理解し、ミスを起こさない為の対策をすることが仕事をする上でとても重要になります。ミスが重なる事は自身の気持ちにも影響が出てしまいます。少しでもストレスを減らし、就労を続けられる準備をしておきましょう。
プラーナではカリキュラムを通して、メモの取り方をお伝えし、メモを取る練習をすることができます。ビジネスマナーの一つとして身につける事の大事さをお伝えしています。就労後もミスを減らすための重要な内容です。
プラーナは永く勤めるためのポイントをカリキュラムを通して伝えしています。カリキュラムの内容が気になる方、興味を持たれた方は是非、見学・体験をいつでも実施していますので、ご連絡お待ちしております。